En fakturaskabelon er et dokument sat op som en faktura, hvor du blot skal indtaste de relevante oplysninger, før du er klar til at fakturere kunden. Alle salg begynder med en faktura, og derfor kan en fakturaskabelon være en god måde at sikre nem, hurtig og lovpligtig fakturering.
Uanset hvilken type forretning du driver, kan du give dine kunder et gennemført og professionelt indtryk, ved at skræddersy din virksomheds fakturaskabelon med logo, skrifttype og farver.
Der findes mange forskellige fakturaskabeloner, og de kan fx være sat op i Word, Excel eller et regnskabsprogram. Fælles for dem er, at skelettet allerede er bygget, og du blot skal udfylde de relevante oplysninger om blandt andet køber, prisen og momsgrundlaget. Når du har udfyldt din skabelon, kan du enten printe den ud eller sende den online faktura via e-mail til din kunde.
Hvad indeholder en fakturaskabelon?
En fakturaskabelon indeholder de samme oplysninger som en normal faktura. Som minimum skal en fakturaskabelon indeholde følgende punkter for at overholde de gældende regler:
- Et fortløbende fakturanummer
- Fakturadato/udstedelsesdato
- Din virksomheds navn, adresse og CVR-nr./SE-nr.
- Købers navn og adresse
- Specifikation af varens eller ydelsens art, pris og mængde
- Det gældende momsgrundlag (pris pr. enhed uden moms)
- Den gældende momssats
- Momsbeløbet
- Det samlede beløb
- Valuta
Hvis du bruger et fakturaprogram som Billy, vil alle de ovenstående fakturaoplysninger allerede fremgå af skabelonen, og du skal derfor ikke bekymre dig over, om din faktura lever op til kravene.
Hvordan bruger man en fakturaskabelon?
Fælles for alle fakturaskabeloner er, at de overordnede punkter allerede er sat op, og du blot skal fylde informationerne ind. Når du har udfyldt alle fakturaoplysninger, er du klar til at sende fakturaen afsted til kunden.
Hvis du bruger en fakturaskabelon i Word eller Excel, skal du gemme filen ned som PDF og sende fakturaen afsted på mail eller med posten. Benytter du i stedet en fakturaskabelon integreret i et regnskabsprogram, vil processen være endnu hurtigere, da du sender fakturaen til din kunde via systemet.
Hvilke fordele er der ved at bruge en fakturaskabelon i et regnskabsprogram?
Hvis du bruger en fakturaskabelon i et regnskabsprogram, kan du ofte vælge enten at skræddersy din fakturaskabelon eller bruge en standard fakturaskabelon. Desuden vil en fakturaskabelon i et regnskabsprogram altid være opdateret og overholde de gældende krav.
Fakturerer du gennem et regnskabsprogram, vil du også have alle dine fakturaer samlet et sted, så du overholder de gældende krav. Mange processer er desuden automatiseret, så du fx kan gemme oplysninger på tilbagevendende kunder, og undgå at bruge det samme fakturanummer to gange. Et regnskabsprogram hjælper altså med at organisere og automatisere fakturering i din virksomhed.
Desuden giver de fleste regnskabsprogrammer dig også mulighed for at lave andre typer fakturaskabeloner, hvis du fx sælger abonnementer eller laver delfakturaer. Udover fakturaskabeloner kan du I Billy også hurtigt og enkelt sende tilbud med en brugervenlig tilbudsskabelon. Tilbuddet kan desuden med et klik omdannes til en faktura, hvis kunden takker ja til dit tilbud.
Hvem bruger en fakturaskabelon?
I princippet kan alle der fakturerer i forbindelse med salg af varer eller ydelser benytte sig af en fakturaskabelon. Der er altså ikke noget krav om, at du skal have et CVR-nummer for at benytte en fakturaskabelon, sålænge du omsætter for under 50.000,- kr. årligt. Dog skal du være opmærksom på, at kravene til en faktura for en privatperson er anderledes.
Krav til fakturaskabelon som privatperson
Selvom du ikke har en virksomhed og et CVR-nummer kan du stadig benytte dig af en fakturaskabelon, hvis du omsætter for under 50.000,- kr. årligt. Da en privatperson ikke er momsregistreret, skal der ikke opkræves moms, og derfor skal fakturaen helt undlade hele momsdelen for at undgå misforståelser. Desuden skal der i stedet for et CVR-nummer fremgå et CPR-nummer på fakturaskabelonen.
