HR står for Human Resource (oversat til dansk: personaleafdeling), og er den afdeling i virksomheden, som har ansvaret for medarbejderne.
HR har ansvaret for, at medarbejderne trives og er effektive på arbejdspladsen. De står også for at rekruttere og ansætte nye medarbejdere.
Kom med rundt om de vigtige opgaver HR løser …
Hvad er HR-funktionens vigtigste opgave?
I HR-afdelingen har HR-medarbejderne til opgave at lede de menneskelige ressourcer. Med andre ord, har de ansvaret for medarbejderne i organisationen.
HR-disciplinen spiller en meget vigtig rolle i virksomheden, fordi virksomheden ikke kan være foruden sine medarbejdere. Medarbejderne er nemlig drivkraften bag enhver virksomhed. De er dén vigtigste ressource for at skabe en konkurrencedygtig forretning.
Derfor er det HRs vigtigste opgave at finde de rette medarbejdere, og sørge for at medarbejderne trives, udvikles og fastholdes i virksomheden.
Ledelsesopgaverne i afdelingen er kendt som HRM, som er en forkortelse af Human Resource Management.
Men hvad er HRM helt konkret? Og hvilke opgaver løser HR-afdelingen?
Hvad er HRM?
HRM er ledelse af virksomhedens medarbejdere og rekruttering af nye medarbejdere med øje for optimering og effektivisering.
HRM opgaverne kan inddeles i to hovedkategorier:
- Virksomhedens medarbejdere
- Nye medarbejdere
Hvordan arbejder HR med virksomhedens medarbejdere?
Formålet med HRs arbejde med virksomhedens medarbejdere er, at fastholde medarbejdere ved hjælp af en stærk virksomhedskultur med blandt andet god trivsel, høj motivation og kompetenceudvikling.
Det gør de ud fra 5 overordnede opgaver:
1. En stærk virksomhedskultur
For at skabe en stærk virksomhedskultur er det først og fremmest vigtigt, at HR finder medarbejdere, der passer ind i virksomheden ud fra personlighed og kompetencer.
Det gør de blandt andet ved at sammensætte teams, hvor medarbejderne passer sammen og komplimenterer hinanden både fagligt og personligt.
Det vil også være HR, der står for at skabe et socialt miljø. Det kan blandt andet være firmafester og andre arrangementer for de ansatte.
2. Motiverede medarbejdere
HR skal sørge for, at medarbejderne oplever motivation i jobbet, så de ikke søger over til en anden virksomhed.
Det kan blandt andet gøre ved, at:
- Give medarbejderne arbejdsopgaver, der matcher deres interesse og kompetencer, så de forbliver motiveret i gennem deres ansættelse hos virksomheden.
- Sørge for kompetenceudvikling af den enkelte medarbejder gennem kurser.
3. God trivsel
God trivsel har en afgørende betydning for at fastholde dygtige medarbejdere.
Mistrives en medarbejder eller har personlige problemer, der har indflydelse på deres arbejde, skal HR gribe ind. Her skal HR hjælpe medarbejderen med at gøre arbejdspladsen til et rart sted at være.
HR identificerer og forbedrer medarbejdere i trivsel eller mistrivsel ved brug af spørgeskemaer, MUS-samtaler, håndtering af fravær, forfremmelse, løn og udviklingstilbud.
4. Fair vilkår
HR står for at udforme og kommunikere personalejuraen.
Det kan f.eks. være i form af ansættelseskontrakter, fratrædelsesregler, konkurrenceklausuler, barsel, ferie og overenskomster.
5. Optimalt arbejdsmiljø
Optimal indretning af det fysiske arbejdsmiljø er også HRs ansvar.
Det kan blandt andet være beslutninger omkring storrumskontorer, enkeltmandskontorer, mødelokaler og stillezoner.
… Nu er vi nået til HR-medarbejdernes rekrutteringsopgaver, som også skal styrke virksomhedens base af medarbejdere.
Hvordan rekrutterer HR nye medarbejdere?
Tiltrækning af kvalificeret arbejdskraft ligger på HRs bord.
Det kræver blandt andet et stærkt image for arbejdspladsen internt og eksternt, så arbejdspladsen opfattes attraktiv for især potentielle nye medarbejdere. Det er første skridt mod at rekruttere kvalificerede medarbejdere.
Men det kræver også mere end dét.
Andet skridt mod rekruttering af nye medarbejdere er selve rekrutteringsprocessen.
Den typiske rekrutteringsproces for ansættelse af nye medarbejdere
Alle virksomheder har deres rekrutteringsproces, men i grove træk ser processerne sådan ud:
Stillingsopslaget
Første skridt i rekrutteringsprocessen er at skrive stillingsopslaget. Det er en vigtig opgave, fordi stillingsopslaget skal tiltrække relevante ansøgere.
Men før stillingen kan beskrives, skal HR analysere den pågældende stilling - Hvad skal den nye medarbejdere have af færdigheder? Hvor mange års erfaring? Hvilken uddannelse? … Og mange andre relevante overvejelser, som skal definere den ønskede medarbejder på det faglige og personlige plan.
Her opslår HR stillingen
Det varierer, hvilke kanaler HR vælger at opslå en stilling på. Mest udbredt er det, at lægge jobopslaget op på jobdatabaser, LinkedIn og Facebook eller at dele det via netværk.
Udvælgelse af kandidater til jobsamtaler
Når HR har fået ansøgere til jobbet, foretager HR en grov screening af kandidaterne. Her ser de blandt andet på ansøgerens kompetencer, erfaring og uddannelse. Det gør de med udgangspunkt i, hvad det kræver at få succes i stillingen.
Det hele munder ud i cirka 5-6 personer, som bliver kaldt til ansættelsessamtaler. Det kan dog variere fra virksomhed til virksomhed hvor mange kandidater, de kalder til samtale.
Ansættelsessamtalerne
Det er typisk en HR-medarbejder og en afdelingsleder, som afholder ansættelsessamtalerne.
Samtalerne handler dels om at interviewe kandidaten til jobbet, og dels om at levere et godt indtryk af blandt andet virksomheden og ledelsen.
Kandidaten kan også blive bedt om at udføre en opgave eller test. Det kan f.eks. være at løse en opgave, som også skal løses i stillingen. Nogle steder bliver der også brugt personlighedstest og IQ-test for at undersøge, om kandidaten passer ind i teamet og lever op til de færdigheder, stillingen kræver.
Beslutningen om ansættelse af en ansøger
Hele processen indtil nu fører til, at der skal udvælges en kandidat til jobbet.
Kandidaten kan have udvalgt nogle referencer, som kan kontaktes for yderligere information. Arbejdsgiveren kan kontakte dem for at få bekræftet kandidatens faglige og personlige kompetencer.
Kontrakten
Når den rette kandidat er udvalgt, og kandidaten takker ja til jobbet, så er det tid til at få formalia på plads.
Det indebærer en underskrevet kontrakt med beskrivelse af alle forhold i aftalen f.eks. løn, pension, arbejdstider, fri computer og telefon, konkurrenceklausuler og alle de andre juridiske aspekter.
Planen for at få den nye medarbejder skudt i stilling
Når den nye medarbejder har første dag, så skal de sættes ind i arbejdsopgaverne, integreres socialt og meget andet.
Det er smart at have en plan for, hvordan det sker mest effektivt og med størst succes. Det er typisk chefen i afdelingen, som sikrer sig en god indkøring af den nye medarbejder.
Når rekrutteringsprocessen er gået godt, er sandsynligheden for, at medarbejderen trives og er effektiv højere. Det rette match kan altså have indflydelse på virksomhedens interne kultur og arbejdsindsats i forhold til konkurrenterne.
Hvad er en HR-medarbejder?
HR-medarbejderen løser alle de opgaver, som vi lige har gennemgået. De har altså et bredt kompetencefelt.
Noget af det vigtigste for at en HR-medarbejder kan løs en opgave succesfuldt, er, at have føling med organisationen. De har tæt dialog med afdelingslederne, og de tropper fysisk op i afdelingerne.
Det skal ikke bare være HR for HR-arbejdets skyld. Alle opgaverne skal i sidste ende bidrage positivt til virksomhedens økonomi. Derfor er det en fordel, når en HR-medarbejder kan kombinere HRM med en økonomisk forståelse.
Alle opgaverne på HR-medarbejderens bord er søsat af HR-chefen, som lægger den overordnede linje for HR-afdelingen.
Hvad er en HR-chef?
HR-chefen har det overordnede ansvar for ledelsen af medarbejderne i HR-afdelingen. De er også kendt som personalechefen.
Lønsomhed er deres overordnede fokuspunkt - de har ansvaret for at virksomheden tjener flest mulige penge ved optimering af de menneskelige ressourcer. Deres fokus er altså i høj grad på det økonomiske aspekt.
Det økonomiske aspekt er i virkeligheden uadskilleligt fra det strategiske aspekt. Når HR-chefen lægger en strategi for optimering af de menneskelige ressourcer, så er målet at skabe vækst for virksomheden. Konkurrenterne skal have baghjul.
Optimeringen af de menneskelige ressourcer skal selvfølgelig være i tråd med virksomhedens overordnede forretningsplan. Derfor er det også HR-chefens opgave, at søge dialog med andre afdelingsledere og direktionen.
Eksempler på strategiske fokuspunkter for HR-chefen:
- Konkretisering af hvilke medarbejdere, virksomheden har behov for i fremtiden.
- Guidelines for rekrutteringsprocessen.
- Beskrivelse af organisatoriske processer, som har til formål at tiltrække, administrere, udvikle, motivere og holde på dygtige medarbejdere.
Når HR-chefen har sat kursen, så løser HR-medarbejderne de konkrete opgaver, som sikrer strategien indfries i praksis.
Så kom vi rundt om hvad HR er, hvilke opgaver HR-afdelingen løser og HR-medarbejdernes og HR-chefens roller.
