- Sådan forholder du dig til bogføringsloven fra 1. juli 2022
- Nye bogføringsprincipper
- Udvidelse af hvad der anses for regnskabsmateriale
- Præcisering af afstemningsfrister
- Digital opbevaring af bogføring og bilag
- Beskrivelse af bogføringsprocedure
- Indskærpede sanktioner og ny kontrolhjemmel
Bogføringsloven træder i kraft nu 1. juli 2022. Den nye bogføringsloven har en række ændringer, som bliver implementeret over de næste år. Vi giver dig her et overblik over, hvad du skal være opmærksom på allerede nu.
Tidligere på året skrev vi dette blogindlæg om den nye bogføringslov: Ny bogføringslov kommer i 2023
Sådan forholder du dig til bogføringsloven fra 1. juli 2022
Generelt er der ingen grund til at stresse over de nye ændringer i bogføringsloven. Et af de vigtigste tiltag, som kommer allerede nu, er, at virksomheder skal udarbejde en beskrivelse af deres bogføringsprocedure. Erhvervsstyrelsen er ved at udarbejde en template til beskrivelse af bogføringsprocedurer, som forventes at komme i løbet af efteråret 2022.
Så har virksomhederne tid til at lave beskrivelsen af deres bogføringsprocedure inden regnskabsåret bliver afsluttet. For de fleste virksomheder vil det sige i december 2022.
Virksomheder skal benytte et registreret bogføringssystem
Virksomheder skal fremadrettet benytte sig af et registreret bogføringssystem eller selv sikre at programmet, som virksomheden bruger, lever op til bogføringsloven. Kravet om brug af et registreret bogføringssystem bliver implementeret gradvist over de næste år.
Benytter din virksomhed ikke allerede et bogføringssystem, så bør du undersøge, hvilket bogføringssystem du ønsker at benytte. Det skal gerne være et cloud-baseret bogføringssystem ligesom Billy. Hvis man bruger et lokaltinstalleret program, så kræver loven at man skal købe en backup fra en tredjepart (en sikkerhedskopi af sit regnskab).
Benytter du i stedet Billy, så sikrer du dig, at bogføringslovens krav til bogføringssystem bliver overholdt samt, at du altid har en backup af dit regnskab online.
De primære ændringer, som træder i kraft allerede 1. juli 2022, er:
Nye bogføringsprincipper
Tidligere har bogføringsloven brugt begrebet “god bogføringsskik” til at beskrive, hvordan virksomheder skal håndtere bogføringen. Det ændres i den nye lov til “bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang”.
Vi ved godt ovenstående lyder besværligt, og måske ikke er helt til at finde hoved og hale i. Men bare rolig! I virkeligheden er der ingen ændring sket her udover, at tingene nu bliver kaldt noget andet.
Udvidelse af hvad der anses for regnskabsmateriale
Bogføringsloven er blevet udvidet med definitioner for, hvad der anses for regnskabsmateriale i de kommende år, når bogføringen skal digitaliseres. Det har betydning for, hvilket materiale virksomheder skal opbevare i 5 år efter bogføringslovens regler. De nye ændringer for, hvad der anses som regnskabsmateriale er:
- Noter og ledelsesberetning: Dokumentationen for skøn og vurderinger, ledelsesberetning samt oplysningerne i noterne anses for regnskabsmateriale.
- Frivilligt udarbejdede regnskaber: Har virksomheden udarbejdet regnskaber frivilligt efter årsregnskabsloven, vil de bliver anset for regnskabsmateriale, medmindre disse kun er til internt brug i virksomheden.
Det er ikke fordi, du skal til at udarbejde en masse nye dokumenter og beskrivelser, end du skulle før. Ændringen her bunder i, hvad du nu skal opbevare i minimum 5 år, fordi det nu ses som regnskabsmateriale.
Præcisering af afstemningsfrister
Afstemninger skal senest være foretaget på den dato, hvor fristen for de lovpligtige indberetninger udløber. En virksomhed skal foretage de afstemninger, som findes nødvendige. Det drejer sig om momsindberetning, indberetning af skatter og afgifter samt årsrapporter.
Hvis du f.eks. skal indberette moms den 1. september 2022, skal du have foretaget en afstemning af dine momstal senest pr. samme dato.
Digital opbevaring af bogføring og bilag
Kravet om opbevaring af regnskabsmateriale i 5 år er fortsat uændret med den nye bogføringslov. Førhen var der specifikke regler for hvordan og hvor regnskabsmaterialet skulle opbevares, men den nye bogføringslov har vedtaget mere generelle regler.
De nye regler kræver at registrering af transaktioner og bilag opbevares digitalt, mens at andet regnskabsmateriale kan opbevares såvel digitalt som fysisk, så længe det opbevares på betryggende vis og let kan fremskaffes. Den digitale opbevaringspligt omfatter salgsfakturaer, købsfakturaer, kvitteringer, kontrakter mv.
Desuden skal virksomheden opbevare en sikkerhedskopi af det opbevaringspligtige regnskabsmateriale på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart. Helt generelt skal virksomheden sikre, at regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis, og sikre at det ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes.
Beskrivelse af bogføringsprocedure
Virksomheder skal ikke længere lave en systembeskrivelse, som kortlægger, hvilke it-systemer virksomheden har brugt til at lave sit regnskab. Bogføringsloven beskriver med de nye ændringer, at virksomheder skal udføre en beskrivelse af deres bogføringsprocedurer. En beskrivelse af bogføringsprocedurer indeholder:
- Transaktioner: Procedurer for hvordan virksomheden håndterer løbende registrering af transaktioner.
- Opbevaring af regnskabsmateriale: Hvordan virksomheden opbevarer sit regnskabsmateriale på betryggende vis.
- Ansvarlige medarbejdere: Hvilke medarbejdere i virksomheden, der er ansvarlige for regnskabet.
Denne ændring ligger i tråd med kravet om, at du fremadrettet skal bruge et registreret bogføringssystem. Erhvervsstyrelsen er i gang med at udarbejde en template, du kan bruge til alle ovenstående punkter. Så nu handler det bare om at vente.
Indskærpede sanktioner og ny kontrolhjemmel
Med de nye ændringer i bogføringsloven får Erhvervsstyrelsen hjemmel til at undersøge og kontrollere virksomheder, som endnu ikke har indsendt deres første årsrapport, hvis virksomheden er omfattet af årsregnskabsloven. Erhvervsstyrelsen får også hjemmel til at undersøge og kontrollere virksomheder, som har fravalgt revision af årsregnskabet.
Erhvervsstyrelsen får mulighed for at tvangsopløse virksomheder, hvis de er blevet kontrolleret, og der er konstateret væsentlige lovovertrædelser, og disse mangler ikke bliver rettet efterfølgende.
Foruden tvangsopløsning i sager med væsentlige lovovertrædelser, bliver strafferammen også skærpet således, at der kan idømmes bøder på op til 1.500.000 kr. Bødestraf gælder for lovovertrædelser af registrering af transaktioner, opbevaring af regnskabsmateriale, eller hvis man ikke benytter et registreret bogføringssystem, men er omfattet af reglen om dette.
Alt i alt skruer Erhvervsstyrelsen bissen på og får flere muligheder for at kontrollere danske virksomhederes regnskab - uanset størrelse.
