Fakturaer og kvitteringer
Når du har solgt en vare eller tjenesteydelse til en kunde, udsteder du en faktura, som er din indtægt i din virksomhed. Har du selv købt en vare eller tjenesteydelse, vil du modtage en faktura, som du skal betale – i Billy kaldes det for en regning, da det er en udgift i din virksomhed. Hvis du køber varer i et supermarked, får du en kvittering, som også kaldes en regning i regnskabsprogrammet, fordi det også er en udgift. Grænsen for hvornår en køber kan nøjes med en kassebon eller forenklet kvittering som dokumentation for sit momsfradrag er kr. 3.000 inkl. moms. Det betyder i praksis, at hvis du køber over det beløb, skal du bede om en faktura. Der er forskel på en faktura og en kvittering, og der er forskellige kriterier, der skal være opfyldt, for at der er tale om en gyldig faktura. I dette blogindlæg forklarer jeg, hvad en faktura skal indeholde, så du sikrer dig, at du kan modregne udgiften i din virksomhed og at de fakturaer, som du sender overholder reglerne. I Billy overholder fakturaer automatisk alle regler, hvis du blot indtaster de informationer, som du bliver bedt om.
Hvad skal en faktura indeholde?
Ønsker du at skrive en faktura til en kunde, er der nogle krav til, hvad en faktura skal indeholde, som du skal være opmærksom på. Det første krav er, at der skal stå udstedelsesdato på fakturaen, hvilket også kaldes fakturadatoen.
Dernæst skal der være et fortløbende nummer på fakturaen, som bygger på en eller flere serier, og som kan identificere fakturaen. Det betyder blot, at din første faktura skal være nr. 1 og den næste skal være nr. 2. Du kan selv bestemme, hvad dit første fakturanummer skal være, dog skal det derfra være fortløbende.
Sælgerens registreringsnummer (CVR-nr.) skal stå på fakturaen, og endvidere skal sælgers og købers navn og adresse stå på fakturaen.
Fakturaen skal indeholde mængden og arten af de leverede varer eller omfanget og arten af de leverede ydelser. Du skal altså oplyse hvilken varer du sælger, og antallet af den. Hvis du sælger en serviceydelse, skal du oplyse hvilken serviceydelse, der er tale om, og i hvor stort omfang. Dette kan for eksempel være rengøring i 4 timer.
Du skal oplyse prisen på varen eller ydelsen pr. stk. uden afgifter, prisnedslag, bonus og rabatter, såfremt disse ikke er indregnet i prisen per enhed. Du skal desuden oplyse den samlede pris før afgifter (fx er moms i det her tilfælde en afgift), hvilket kaldes afgiftsgrundlaget.
Når du har oplyst afgiftsgrundlaget, skal du oplyse hvilke afgifter, der er, og de tilhørende satser. Den mest brugte afgift er moms, som er pålagt størstedelen af alle varer og tjenesteydelser i Danmark. Såfremt der er moms på en vare, skal du derfor oplyse om dette, samt at satsen for moms er 25 %. Du skal endvidere oplyse afgiftens værdi, eksempelvis 250 kr. i moms ved et afgiftsgrundlag på 1.000 kr. (ekskl. moms) og totalprisen er således 1.250 kr. inkl. moms.
Send fejlfri fakturaer med Billy
Send fakturaer med Danmarks nemmeste regnskabsprogram. Opret kundetilbud, abonnementer og nye kontakter med Billys fakturaservice.
- Send din første faktura med få klik
- Få betaling med det samme på bl.a. kreditkort og MobilePay
- Opret unikke tilbud og abonnementer til dine kunder
Andre regler for fakturaer
Der er andre dokumenter, der ses som en faktura, selv om de ikke opfylder kravene for en faktura. Ethvert dokument eller meddelelse, der specifikt og utvetydigt ændrer eller henviser til den oprindelige faktura, sidestilles med en faktura. Dette kan eksempelvis være en rykker, hvor du henviser til en faktura, som ikke er betalt.
Skulle der være nogle af varerne eller ydelserne på fakturaen, der ikke er afgifter på, skal det tydeligt fremgå af fakturaen, hvilke varer eller ydelser der er afgifter på, og hvilke der ikke er. Det gælder fx hvis du køber frimærker og en papkasse på posthuset – her kan du se, at der ikke er afgift på frimærker, mens der er lagt 25% moms på papkassen.
Står du i den situation, at du er ved at lave en handel med en anden virksomhed, og det er aftalt, at den ene af parterne betaler med tilsvarende varer eller ydelser, behøver begge virksomheder ikke udstede en faktura. Det er i orden, at kun den ene virksomhed udsteder en faktura. Der gælder dog yderligere krav om, at begge virksomheders registreringsnummer (CVR-nr.) skal anføres på fakturaen, og der skal anføres art, omfang og pris for de varer eller ydelser, der bliver modtaget i bytte. Det kunne fx være, at du leverer en hjemmeside til 5.000 kr. og som betaling modtager du sodavand for 5.000 kr. Her kan den ene af jer nøjes med at udstede en faktura, hvor totalbeløbet er 0 kr.
Denne artikel er skrevet af
Kasper Rabing Christensen, Beierholm – København
Beierholm dækker alle kompetenceområder inden for regnskab og revision. Vi rådgiver blandt andre praktiserende læger, tandlæger, små og mellemstore virksomheder og foreninger i moms- og skattespørgsmål og generel drift af forretningen.
Beierholm er for alle. Vi hjælper iværksættere såvel som etablerede personlige virksomheder og selskaber under mottoet, at ”ingen kunde er for lille og ingen vokser sig for stor”. Med vores faglighed og en uformel omgangstone stræber vi efter at gøre hverdagen nemmere for vores kunder.
