Videokonferencer og videomøder bliver nok en større og større del af vores arbejdsliv i fremtiden.
Det er derfor vigtigt, at vi alle bliver bedre og mere trygge i at afholde virtuelle møder med både kunder, medarbejdere og andre interessenter.
Men hvad er god takt og tone, når det kommer til videoopkald? Og hvad bør man have styr på, inden man tænder for Skype, Zoom, Google Hangouts eller andre værktøjer til videokonferencer.
Inden videomødet går i gang
Et produktivt og nyttigt videomøde handler først og fremmest om god forberedelse.
Selvfølgelig skal du – som til alle andre møder – have en klar dagsorden, invitere alle de relevante parter og gøre det tydeligt, hvad formålet med mødet egentlig er. De praktikaliteter er dog stort set givet, hvis I er vant til at holde møder.
Videomøder har dog et par ekstra skridt, der er værd at tage.
Test udstyret og forbindelsen forinden
Teknikken driller stort set altid, når det virkelig gælder.
Det er derfor ofte en god idé at teste både mikrofon, kamera og internetforbindelsen, inden I for alvor går i gang.
Hvis I ikke er vant til at bruge den specifikke videotjeneste, kan det også anbefales, at I lige afholder et par prøveopkald før, at I inviterer hele medarbejderstaben eller en potentiel kunde til videomødet.
Det er bedre at være overforsigtig, når man vil gøre et godt indtryk.
Ryd op på dit skrivebord
Hvis du har en præsentation, som skal streames fra din computer, er det også en god idé at rydde lidt op på forhånd.
For det første er et rodet skrivebord på computeren distraherende. Som beskuer kan det være svært at vide, hvad man skal holde øje med. For det andet er det også en indbydelse til snageri. Der er ingen grund til, at dine kolleger eller potentielle kunder kan se, at du har rejsebilleder fra Mallorca i 2018, en regning fra din teleudbyder eller en tab åben i din browser, der viser, at du har søgt på “Magic-kort værdi 2020” på din arbejdscomputer.
Brug en neutral baggrund
Dette punkt er især vigtigt, hvis du arbejder hjemmefra.
Sørg for, at du transmitterer med en neutral baggrund. Det må gerne være en blank væg, en reol eller måske et vindue (såfremt det ikke giver modlys.)
Hvis du filmer dig selv foran et gennemgangsareal eller med et andet menneske i baggrunden, kan det være meget forstyrrende. Hvis der derimod er rodet, kan du risikere at fremstå uprofessionel.
Så giv lige rummet en hurtig omgang rengøring og oprydning.
Når du har videomøder med kunder
Videomøder med kunder kræver ekstra opmærksomhed.
Kunderne kender dig som oftest ikke i forvejen. Videomødet er tillidsopbyggende og giver dig mulighed for at give dem et godt indtryk af dig og virksomheden.
For at holde et godt videomøde med en kunde, skal du være opmærksom på tre ting:
1. Vær en god vært
For at gøre et godt indtryk, bør du derfor agere som den perfekte vært.
Det betyder, at du skal lytte. Sluk for mikrofonen, når du ikke selv taler. Gentag spørgsmål, når de bliver stillet ud i forum (især hvis forbindelsen er lidt dårlig). Bed alle om at fortælle deres navn, og hvorfor de deltager i mødet.
Kort sagt, vær indbydende og respektfuld.
2. Husk at mediet påvirker din (og kundernes) adfærd
Videomediet og omstændighederne vil uden tvivl påvirke deltagernes adfærd.
Deltagere kan blive mere nervøse, hvis de får et kamera rettet mod sig. Nogle kan til tider glemme, at de kan ses af de andre deltagere.
Definer din kundes personprofil, inden mødet går i gang – og hvordan videomøde kan påvirke deres adfærd.
Uanset hvordan kunden er, bør du gøre en ekstra indsats for at fange deres opmærksomhed. Det er nemlig ofte lidt for nemt for deltagere at lave andre ting på computeren under et videomøde.
For at bibeholde deres opmærksomhed, kan du gøre noget så simpelt som at stille dem spørgsmål, se direkte ind i kameraet frem for skærmen og variere dit toneleje og rytme.
3. Opførsel bliver forstørret på video
Alt man gør på video, ser større ud på skærmen.
Derfor bør du som vært være meget opmærksom på dit udtryk, din gestik og din tone. Det gælder især, hvis du taler med kunder på engelsk eller et andet sprog, der ikke er dit modersmål.
Kulturelle forskelle kan også blive mere tydelige. Det er til dels, fordi man kan føle sig mere hjemme, når man ikke er i samme rum med de andre deltagere, eller hvis man holder mødet i sit hjem.
Det kan være en god idé at filme dig selv lidt først, så du kan se om, du er for bombastisk i dit udtryk. Som med alle krydskulturelle møder, bør du også læse op på, hvordan du kan undgå misforståelser med den pågældende kultur. Hvis kunderne eksempelvis kommer fra Tyrkiet, kan det at nikke med hovedet betyde både ja og nej.
Videokonferencer med resten af teamet
Man kan tillade sig at være mere uformel, når man afholder videokonferencer med ledelsen og resten af medarbejderne.
Men det er stadig vigtigt at huske, at videokonferencen ikke er som det fysiske møde.
1. Hold det kortfattet
Videomøder er bedst, når de er fokuseret.
Der er ikke samme muligheder for at diskutere eller vende en sag, som hvis man sad i samme lokale. Derfor er det bedst, at I gør en indsats for at holde mødet kortere end normalt.
I kan altid samle op på vigtige diskussioner eller pointer, når I mødes igen. Hvis det handler om at kommunikere en bestemt ting ud, kan et kort videomøde også ofte suppleres med en opsamlende e-mail. Så har alle på skrift præcis det, der blev aftalt.
2. Tag konflikter ansigt-til-ansigt – og helst fysisk
Selvom videoopkald på mange måder minder meget om fysiske møder, skal man stadig huske, at kommunikation over digitale medier, både skrift og tale, kan lyde noget hårdere.
Hvis der opstår en konflikt, som du skal håndtere, er det ofte bedst at tage den privat mellem de involverede parter. Man kan hurtigt glemme, at der er andre folk til stede, som ikke bør inddrages i konflikten.
Hvis det er muligt, bør man også vente med at tage konflikten op, indtil man står ansigt-til-ansigt. Videoopkald giver jer ikke nødvendigvis gode omstændigheder til at tolke og afkode mange af de non-verbale og ekstra-verbale handlinger, vi normalt udfører, når vi taler sammen.
