Kontantbeholdningen bruges hvis du som virksomhedsejer bruger virksomhedens kontanter til at betale for regninger, og når kunder betaler deres faktura med kontanter. Det er meget vigtigt at man holder styr på den faktiske kontantbeholdnings beløb, da der typisk kan ske fejl her.
Vi viser her, hvordan man registrerer, når en kunde betaler en faktura med kontant, og hvordan man registrerer en regning, som er betalt med kontant.
Registrér en kontant betaling på en faktura
Når en kunde betaler deres faktura kontant, kan du nemt registrere det i Billy.
- Først skal du finde den pågældende faktura under Salg → Faktura
- Vælg fakturaen.
- Tryk på Registrer betaling
- Vælg betalingsdatoen
- Vælg 5720 - Kontantbeholdning under Konto
- Skriv beløb modtaget
- Klik Registrer betaling
- Fakturaen vil nu være registreret som betalt via kontantbeholdningen.
- Under saldobalancen vil du kunne se at kontantbeholdningen nu er steget.
Registrér en kontant betaling på en regning
Når du har betalt en regning kontant, kan du registrere det på to måder i Billy. Hvis du har regningen i vores regningsmodul, kan du på regningen registrere, hvordan den er betalt. Hvis du derimod bruger kassekladden, skal du registrere modkontoen som kontantbeholdning. Først vil vi vise hvordan man registrerer betalingen gennem vores regningsmodul.
Registrér en kontant betaling på en regning i regningsmodulet
- Først skal du finde den pågældende regning
- Klik Registrer betaling
- Skriv dato
- Vælg 5720 - Kontantbeholdning under konto
- Indtast beløb
- Klik Registrer betaling
Du vil nu kunne se at regningen er betalt med kontant.
Registrér en kontant betaling på en regning i kassekladden
Hvis du har betalt en regning med kontantbeholdningen, og ønsker at lave det igennem kassekladden, skal du gøre følgende:
- Gå til Kassekladden under Bogføring → Kassekladde
- Skriv dato, upload bilag, skriv beskrivelse, vælg udgiftskonto inkl. momssats og beløb (i debet). Som modkonto vælger du så 5720 - Kontantbeholdning som vil blive krediteret.
Du har nu registreret at regningen er betalt med kontantbeholdningen.
Hvorfor sker der typisk fejl i kontantbeholdningen?
Vi ser typisk fejl i kontantbeholdningen grundet forveksling af virksomhedens kontanter og medarbejderens egne kontanter. Dette vil give et misvisende tal i regnskabet.
Vi ser det især hvis man er enkeltmandsvirksomhed, hvor vi har set en tendens til, at man ‘forveksler’ virksomhedens kontanter med sine egne eller omvendt. Derfor vil vi altid råde til at man har virksomhedens kontanter et andet sted end sine egne kontanter for at undgå forvekslinger.
Når man betaler med kontanter, så skal man være sikker på, at betalingen i regnskabsprogrammet er registreret korrekt. Hvis regningen betales med virksomhedens kontanter, skal man registrere betalingen på kontantbeholdningen. Hvis den i stedet er betalt med private kontanter, skal betalingen registreres på Privat Udlæg eller Mellemregning med Ejer.
