Når du inviterer andre brugere eller en revisor ind i dit regnskab, kan du vælge forskellige roller til dem. Det betyder, at du kan vælge hvor meget adgang og hvor mange rettigheder, de skal have i dit regnskab.
Når du invitere en revisor
Når du inviterer din revisor ind i dit Billy-regnskab, giver du vedkommende adgang til at se og arbejde med dine regnskabsdata. I praksis fungerer revisor-adgangen på samme måde som en Admin-rolle, hvilket betyder, at revisoren får næsten fuld adgang til regnskabet – bortset fra enkelte administrative begrænsninger.
Som inviteret revisor har personen typisk de samme rettigheder som en admin-bruger, herunder:
- Se og arbejde med bogføring, bilag og fakturering.
- Uploade bilag og tilknytte information til regnskabet.
- Se rapporter og økonomiske overblik.
- Forbinde bank og arbejde med banktransaktioner.
Disse rettigheder sikrer, at din revisor kan udføre det arbejde, der er nødvendigt for årsregnskab, revision, bogføring eller rådgivning omkring din virksomheds økonomi.
Hvad kan en revisor ikke gøre?
Selvom revisoren har bred adgang til selve regnskabet, gælder der samme begrænsninger som for admin-brugere:
- Revisoren kan ikke administrere abonnementet på din Billy-konto.
- Revisoren kan ikke invitere eller fjerne brugere i din konto-opsætning.
Disse begrænsninger sikrer, at kun ejeren (dig) styrer kontoen og brugeradministrationen.
Admin
Som "admin" har du flest rettigheder af de forskellige brugertyper. Denne type bruger har mulighed for alting i selve regnskabet, når det kommer til fakturering, bogføring, bilagsupload, se rapporter mv.
Brugeren kan dog ikke gøre følgende:
- Administrere abonnement på kontoen
- Administrere andre brugere på kontoen
Denne type bruger er oftest brugt, hvis du ønsker en anden kollega eller intern bogholder der kan stå for hele dit regnskab.
Begrænset admin
Som "begrænset admin" har man næsten lige så mange rettigheder som admin, dog kan man ikke bogføre i regnskabet. Denne bruger kan altså stadig alt indenfor fakturering, bilagsupload, forbinde bank, se rapporter mv. Brugeren kan dog ikke gøre følgende:
- Administrere abonnement på kontoen
- Administrere andre brugere på kontoen
- Bogføre regninger
- Bogføre i kassekladden
- Foretage bankafstemning
- Opsætte og rette momssatser
- Oprette og rette i integrationer
Denne type bruger er oftest brugt, hvis du ønsker en kollega skal hjælpe med det fakturering, upload af bilag samt se hvordan det går - men som ikke skal have mulighed for at bogføre i dit regnskab.
Faktura
Brugertypen "faktura" har begrænsede rettigheder, der har fokus på de ting, der er nødvendige for fakturering. Denne type bruger kan altså ikke bogføre, se rapporter eller andre ting relateret til regnskabet. Brugeren kan gøre følgende:
- Oprette, rette, sende fakturaer
- Oprette, rette, annullere og underskrive tilbud
- Oprette og rette fakturadesigns
- Oprette og rette betalingsmetoder
- Oprette og rette kontakter
- Oprette og rette produkter
- Uploade og se bilag
- Uploade og tilføje bilag og vedhæftninger til fakturaer
Denne type bruger er oftest brugt, hvis du ønsker en anden kollega skal hjælpe dig med at fakturere. Personen vil ikke kunne se hvordan det går med virksomhedens regnskab.
Upload
Brugertypen "upload" har begrænsede rettigheder, der har fokus på bilag og bank. Denne type bruger kan altså ikke fakturere, bogføre, se rapporter eller andre ting relateret til regnskabet. Brugeren kan gøre følgende:
- Uploade bilag
- Se og lave noter på bilag, der er uploadede
- Forbinde til banken
Denne type bruger er oftest brugt, hvis du ønsker en anden kollega, der hjælper dig med løbende at uploade bilag til regnskabet - men som ikke skal have adgang til at se resten af dit regnskab.
Vær opmærksom på at dit abonnement også kan have betydning for hvad de inviterede roller kan og ikke kan i programmet.
