En af de unikke fordele ved at være administrator ved Billy, er vores administratormodul. Administratormodulet rummer en lang række muligheder og styringsværktøjer til dit Billy-portefølje. 

I denne artikel vil jeg fokusere på hvordan du via administratormodulet kan oprette og skifte mellem licenser.

Oprettelse af en virksomhed via administratormodulet gøres let og i nogle få simple skridt.
Efter at have logget på din administratorkonto, navigerer du til fanen i venstre side, hvor du trykker ind på virksomheds navnet. Hernæst skal du vælge "indstillinger" øverst til venstre og så "profil" --> "virksomheder" i dit skærmbillede (Se figur 1).

Herpå starter Billys oprettelses-flow (se figur 2).
Her skal der tages stilling til hvilken virksomhed der skal oprettes, og hvilken form for licens der passer til kunden. 

Det første der skal udfyldes er virksomhedens CVR eller juridiske navn. Da Billy er integreret med CVR, så hentes stamdata automatisk efter valg af foreslået virksomhed.
OBS. er den stamdata Billy henter ind fra CVR misvisende, har du altid mulighed for at rette i dette. Det gør du ved at klikke på knappen under søgefeltet. Herpå kan du indtaste stamdata direkte.  

TIP skal du oprette fx et forældrekøb uden CVR er det ved manuel indtastning du kan oprette disse. Dette kan lade sig gøre, da CVR-nummeret ikke er påkrævet. 

Det næste der skal udfyldes er ejer af virksomheden. Med ejer menes hvem der ejer licensen i Billy, og altså ikke virksomhedens reelle/juridske ejer.
I udgangspunktet er anbefalingen, at du vælger "Admin", som ejer (altså dig/den administratorkonto du er en del af). Dette anbefales, da de virksomheder du opretter i udgangspunktet skal have fuld råderet over.  
TIP de virksomheder du ejer i Billy er de virksomheder, du afregner for i Billy. Du kan altid se og administrere dine abonnementer i administratormodulet under "Abonnementer". 

Slutteligt skal der vælges licens/abonnement for virksomheden.
Efter dette trykkes på "Opret virksomhed" og så er virksomheden nu aktiv og er at finde under "Kunder" i dit administratormodul.   

TIP finder du ud af at kunden har behov for fx. Internal SMART, og ikke Internal PLUS, kan du altid opgraderer efter oprettelse. Virksomheden er altså ikke låst med ét abonnement (se figur 3). Du kan læse mere om interne licenser, hvis du har behov for at se forskellene. 


Efter oprettelse af virksomheden skal virksomheden konfigureres korrekt, så du/kunden eller jer begge kan påbegynde regnskabet i Billy. Bemærk at har du oprettet Internal PLUS eller SMART, skal du huske at invitere din kunde så han/hun kan sende dig materiale og forbinde bank. Læs mere om roller og rettigheder.
TIP du kan også tildele din kunde rettighed til at skrive faktura din internal PLUS/SMART licens for 59 DKK/md.

Læs her, hvordan du opretter virksomheder og nemt kan skifte mellem licenser.

Sådan opretter du en virksomhed

Automatisk opsamling af kvitteringer via e-mail

Copilot er en funktion i Billy, der automatisk opsamler kvitteringer og udgiftsbilag fra kundernes e-mail og importerer dem direkte i regnskabet. Det reducerer manuel upload, mindsker manglende dokumentation og giver et bedre datagrundlag, når regnskabet skal gennemgås.

Kvitteringer og bilag placeres direkte under Bilag i Billy og behandles på linje med øvrig dokumentation.

Copilot kan forbindes til én e-mailkonto ad gangen og gennemgår løbende indbakken for at finde:

Bilag importeres automatisk, så dokumentationen samles løbende i stedet for at blive indhentet manuelt op til deadlines.

Forbind e-mailkontoen via den sikre login-proces

Der kan være én e-mailkonto tilknyttet ad gangen.

Du kan vælge, hvornår Copilot skal begynde at opsamle bilag:

Det er muligt at gå op til 3 måneder tilbage i tid

Det gør det muligt at hente historiske bilag uden manuel gennemgang af indbakken.

Når forbindelsen er oprettet, begynder Copilot at scanne e-mailindbakken efter relevante bilag.

Den første scanning kan tage 10 minutter til 1 time, afhængigt af mængden af e-mails

Når scanningen er færdig, opdateres siden automatisk

Fundne bilag vises nu under Bilag i Billy

Hvordan identificerer Copilot kvitteringer?

Copilot gennemgår e-mails og vedhæftede filer for at identificere dokumenter, der relaterer sig til udgifter.

Hvis en kvittering findes i selve e-mailen, konverteres den automatisk til PDF

I tvivlstilfælde importeres dokumentet, så det kan vurderes manuelt

Det er nemmere at fjerne et irrelevant dokument end at mangle et bilag ved gennemgang.

Hvad betyder det for dig som revisor eller bogholder?

Færre manglende bilag, når regnskabet overtages

Mere komplet dokumentation samlet løbende

Det giver en mere effektiv gennemgang og et bedre udgangspunkt for kvalitetssikring.

Datasikkerhed er en integreret del af Copilot:

Kun dokumenter relateret til udgifter hentes og opbevares

Adgangen til e-mail kan til enhver tid fjernes

Det er altid brugeren, der har kontrol over adgangen.

E-mail-opsamling af kvitteringer er en del af Copilot i Billy. Over tid vil Copilot blive udvidet med flere funktioner, der hjælper med at samle, forberede og strukturere regnskabsarbejdet yderligere.

Har du spørgsmål til Copilot, er du altid velkommen til at kontakte vores support på 89878700 eller på chatten.

Læs hvordan Copilot fungerer for dig og dine kunder

Copilot til dig der er revisor eller bogholder

Copilot: Automatisk opsamling af kvitteringer via e-mail

AI-baseret forberedelse af momsopgørelsen, direkte i Billy

Med Billys Copilot får du et ekstra lag forberedelse og kvalitetssikring i arbejdet med momsopgørelser. Copilot hjælper med at identificere posteringer, hvor momsbehandlingen kan kræve opmærksomhed, så gennemgangen bliver mere struktureret, hurtigere og mindre manuel.

Copilot kommer med forslag og forklaringer, den erstatter ikke dit faglige skøn.

Copilot gennemgår relevante bogføringsdata og bilag i forbindelse med momsopgørelsen og hjælper med at udpege posteringer, hvor momsbehandlingen kan afvige fra det forventede.

Moms på køb af varer, ydelser eller software fra udlandet

Bilag i typiske gråzoner (fx forplejning, rejser, tilbud m.v.)

Copilot arbejder direkte i momsflowet og kræver ingen særskilt opsætning.

For hver postering, hvor Copilot vurderer, at der kan være en afvigelse, vises:

Copilot foreslår en alternativ momskode baseret på mønstergenkendelse, momslogik og tidligere behandlingsmønstre, som du enten kan acceptere eller afslå med et enkelt klik. Forslaget er vejledende og skal altid vurderes fagligt.

Hvert forslag ledsages af en score fra 0–100%, som angiver Copilots vurdering af sandsynligheden for, at forslaget er relevant.

Indikerer, at posteringen ligner mange tidligere tilfælde, hvor momskoden typisk ændres.

Indikerer større usikkerhed og behov for manuel gennemgang af bilag og forklaring.

Scoren er et prioriteringsværktøj, ikke en afgørelse.

Copilot viser en kort forklaring på, hvorfor posteringen er udpeget, så du hurtigt kan forstå baggrunden for forslaget og foretage din vurdering.

Copilot er et forberedende værktøj, der hjælper med at strukturere og effektivisere gennemgangen, den endelige vurdering ligger altid hos dig.

Vælg den momsperiode, der skal gennemgås

Copilot gennemgår automatisk relevante posteringer

Du får en oversigt over posteringer med forslag

Accepter, tilpas eller afvis hvert forslag

Der er ingen aktivering, Copilot er indbygget i momsflowet.

Reducere manuelle tjek i store datamængder

Skabe et mere struktureret udgangspunkt for gennemgang

Opdage potentielle afvigelser tidligere i processen

Sikre et mere ensartet kvalitetsniveau på tværs af kunder

Resultatet er mindre oprydning, færre overraskelser og en mere overskuelig momsperiode.

Copilot er udviklet på baggrund af den teknologi og erfaring, der ligger bag TaxHelper Business, og er nu integreret direkte i Billy. Løsningen bygger på:

AI-baseret gennemgang af bogføringsdata og bilag

Indbygget momslogik baseret på dansk lovgivning

Analyse af mønstre på tværs af mange posteringer

En forklaringsmodel, der gør anbefalingerne gennemskuelige

Copilot Momstjek for revisorer og bogholdere

Copilot: Momstjek for revisorer og bogholdere

I denne artikel vil jeg fokusere på hvordan du får mest muligt ud af bruger-roller på interne licenser. 

Du kan enten læse artiklen, ellers kan du se en kort video herunder omkring det.

#VIDEO https://www.youtube.com/embed/xDA7Pwtnn5U


På Billys Internal PLUS og Internal SMART-licenser er en af fordelene, at din klient kan bidrage til regnskabet.
Nedenfor vil jeg kort opsummere de rolle-muligheder du kan tildele dine klienter på interne licenser.

Internal PLUS
Du har mulighed for at invitere din klient to niveauer. 
1. Uploader: Din klient får en begrænset adgang til Billy. Med Uploader-rollen kan din kunde uploade materiale via web og mobil-app. 
2. Faktura: Foruden ovenstående rettighed, kan din klient nu få adgang til Billys fulde fakturamodul, ved et tilkøb på 59 kr,-. 

Internal SMART
1. Uploader: Din klient får en begrænset adgang til Billy. Med Uploader-rollen kan din kunde uploade materiale og forbinde bankkonto/ti via web og mobil-app. 
2. Faktura: Foruden ovenstående rettighed, kan din klient nu få adgang til Billys fulde fakturamodul, ved et tilkøb på 59 kr,-. 

Læs mere om roller og rettigheder på eksterne licenser her

Om end du vil oprette en Uploader, Faktura-og/eller begge på en intern licens gøres dette på virksomhedsniveau. 

Start med at identificer den virksomhed du gerne vil opsætte roller på. Dette kan (fx) gøres fra din administratorkontos abonnementsoverblik. Her kan du let se hvilke interne licenser du et givent øjeblik har aktive, og hvilke licens-typer du har. (se figur 1) 

Figur 1

Gå herefter til den ønskede virksomhed, og gå via Indstillinger til Brugere. 
Her kan du administrerer eksisterende bruger-roller (se figur 2) 

Figur 2

Herfra kan du altid invitere nye brugere, rette i roller og helt fjerne adgange. 

Rigtig god fornøjelse. 

Læs mere om hvordan du får det meste ud af bruger-roller på dine interne licenser i Billy.

Sådan bruger du bruger-roller på interne licenser

I denne artikel vil jeg fokusere på, hvordan du sikrer dig, at du har de konti i kontoplanen, som din kunde har behov for - eller som du arbejder bedst med. 

Enhver virksomhed oprettet i Billy er tildelt vores standardkontoplan. Standardkontoplanen er designet til at rumme en variation af brancher, og du vil derfor opleve at mange af dine kunder i udgangspunktet vil kunne benytte denne. 

Men opstår behovet for at modificere kontoplanen, kan du via dit kundeoverblik navigere til den givne kunde (se figur 1).

Dernæst skal du gå til "Indstillinger", efterfulgt af "Regnskab", og slutteligt trykke på "Redigér kontoplon" (se figur 2).


Du er nu navigeret til kontoplanen. Herfra kan du nemt oprette nye konti.
Hvis du fx ønsker en ny indtægtskonto, kan du nemt oprette en sådan ved at trykke "Opret konto" øverst til højre (se figur 3).  
I udgangspunktet er vores anbefaling at modificere kontoplanen efter denne opskrift, såfremt det blot er enkelte og/eller simple ændringer der skal foretages. 
Bemærk at det ikke er muligt at slette eksisterende konti i standardkontoplanen. 


Opsæt kontoplanen så den passer til din kundes behov.

Sådan konfigurer du kontoplanen i Billy

I denne artikel vil jeg fokusere på, hvordan du får mest muligt ud af roller i dit administratormodul.

Rollers primære formål er at sikre, at du som ejer af administratorkontoen kan skabe overblik/begrænsninger for dine kollegaer eller medarbejdere. Ved at opsætte og tildele roller kan du inddele dine kunder i Billy i porteføljer, så medarbejder X har adgang til virksomhed en, to og tre, men ikke fire, fem og seks. Eller f. eks hvis du skal have en ekstern revisor tilknyttet en specifik kunde ifm. revision. Det enkelte brugsmål kender reelt ikke grænser. 

For at komme i gang med roller skal du logge på dit administratormodul, og derefter gå til Roller. Her kan du trykke på Opret Rolle.

Her kan du også se, hvilke roller der allerede er opsat og rette dem. Dette gøres ved at klikke på de 3 prikker på den givne rolle, og herefter kan du trykke Ret og tilføje de virksomheder du ønsker at tildele rollen eller om rollen skal have adgang til alle virksomheder.

Nu skal du gå til Brugere i stedet. Her kan du oprette og rette eksisterende brugere.

Her skal du blot udfylde vedkommendes Mailadresse samt vælge den Rolle som vedkommende skal have.

Du har nu opsat forskellige roller samt hvilke brugere der skal have de specifikke roller.


Læs, hvordan du får mest muligt ud af roller i dit administratormodul. 

Sådan bruger du roller i dit administratormodul

Læs, hvordan du får mest muligt ud af roller i dit administratormodul.

Du har nu mulighed for at udfylde mere information på din personlige profil, der øger din mulighed for at få nye kunder gennem Billy.

Her gennemgår jeg de forskellige datapunkter, du har mulighed for at udfylde og få fremvist på din personlige profil på vores hjemmeside. Jo mere data du udfylder, jo flere måder kan vores kunder finde frem til dig.

Til at starte med skal du hen til din administratorprofil, hvor du kan udfylde dataen:

Klik på “Admin Profil” i menuen til venstre

Til at starte med skal du udfylde følgende standard informationer:

Upload dit logo eller et billede af dig selv

For at tilføje flere filtre vores kunder kan søge dig frem på, kan du udfylde ekstra information omkring din virksomhed og dine ydelser.

I tekstfeltet nederst til venstre “Beskriv din virksomhed og services” kan du udfylde noget ekstra information om din virksomhed, der vil blive vist på din personlige profil på vores hjemmeside. Denne tekst kan være med til at hjælpe kunderne med at forstå hvad de kan få hjælp til hos dig, og hvorfor det er netop dig de skulle vælge at kontakte.

Her kan du bl.a. lave en titel, skrive i punktform og fremhæve vigtige ting med fed.

Nederst til højre har du mulighed for at tjekke flere informationer om dig selv og de ydelser, du tilbyder. De vil blive brugt som filtre på vores hjemmeside, så jo flere du krydser af, jo flere søgninger vil du blive vist i.

Du kan vælge fra følgende 3 dropdown lister:

Alle ovenstående informationer vil som sagt blive fremvist på din personlige side på vores hjemmeside.

Få mere eksponering overfor vores kunder ved at udfylde mere data på din administratorkonto. 

Få mere ud af din personlige profil

Få mere eksponering overfor vores kunder ved at udfylde mere data på din administratorkonto.

En af de unikke fordele ved at være administrator ved Billy er vores administratormodul. Administratormodulet rummer en lang række muligheder og styringsværktøjer til din Billy-portefølje. 

I denne artikel vil jeg fokusere på, hvordan du sikrer dig et overblik over dine egenbetalte abonnementer/licenser i Billy.
Som en specifikation af hvilke abonnementer/licenser du som administrator afregner med Billy, har du mulighed for at få et hurtigt overblik på administratormodulets "Abonnementer"-side.

Du navigerer til "Abonnementer"-siden ved at logge på din administratorkonto i Billy, og herefter går du til "Abonnementer" (se figur 1).


Midt på siden er Abonnementer-sektionen. Abonnementer-sektionen er inddelt i to primære undersektioner: Licenspakker og Organisationer.
Licenspakker giver dig indblik i hvilke licenspakker du har. Endvidere kan du her se kapaciteten i dine købte licenspakker. 
TIP Licenspakker kan kun købes via kontakt til Billy, så kontakt os på partner@billy.dk.

Organisationer viser dine egenbetalte organisationer, deres abonnement/licens og prisen på denne. 
Bemærk at organisationer. der bruger kapacitet i en licenspakke vil fremgå med en pris på 0 DKK/md. Dette er grundet afregning for kapaciteten i licenspakken (se figur 2).

TIP valg af abonnement/licens gøres på kunden i dit administratormodul. Gå til "Kunder", find den virksomhed du ønsker at ændre abonnement/licens på, tryk ind på den og vælg nyt abonnement/licens (se figur 3, hvor der skiftes fra Internal Core til Internal 10-pack).


Yderst til højre på "Abonnementer"-siden kan du styre, hvordan du betaler for dine abonnementer/licenser, dette gøres under "Betalingsmetoder". Her kan du tilføje eller skifte betalingskort til afregning af egenbetalte abonnementer (se figur 4+5).

TIP betaling af abonnementer trækkes fra dit tilmeldte betalingskort den første hverdag i måneden, og dækker den kommende måned. 

Få et nemt overblik over dine egenbetalte licenser i Billy.

Sådan administrerer du dine abonnementer/licenser

Hvis din kunde har haft regnskab et andet sted, kan du indtaste kundens åbningsbalance i programmet. Vi anbefaler, at du laver åbningsbalancen i Excel for derefter at importere den ind til kassekladden. Se eksempel her på korrekt import af en åbningsbalance til kassekladden:

1. Udfyld de relevante rækker i Excel. Den første række (række 1), skal altid være kolonneoverskrifter. Denne række bliver ignoreret ved import, det samme gælder for tomme rækker. Rækkerne skal udfyldes med tilhørende overskrifter:
Type, Bilagsnr, Dato, Tekst, Kontonr og Debet (se figur 1).

2. Kolonnerne fra A til F i Excel-arket skal have nedestående værdier. (OBS: Det er ikke tilladt at bytte rundt på dem).

Kolonne A: Ved Type skal du define rækken som et Finansbilag (F). Brug gerne F som forkortelse. 

Kolonne B: Her indtaster du det ønskede bilagsnummer på transaktionen. Hvis du sætter det samme bilagsnummer på flere linjer bliver det til én transaktion. Da du er i gang med at indtaste en åbningsbalance, skal du vælge det første bilagsnummer (1) på alle linjer.

Kolonne C: Datoen bliver indtastet i række C. Da åbningsbalancen lægges ind pr. 31-12-22, vælges kun 31-12-22 som dato på alle linjer (hvis åbningsbalancen er for 2022).

Kolonne D: I kolonne D kan du komme med en beskrivelse af posteringen. 

Kolonne E: Kontonummer bestemmer hvilken konto, der bliver bogført på. Her er det vigtigt at vælge det rigtige kontonummer som er i Billy. F.eks. Salg af varer har standardkontonummer 1110 i Billy.

Kolonne F: Beløbene sættes i Debet. Hvis der er indtastet et negativt beløb i debet, bliver det automatisk krediteret.


Korrekt opstillet åbningsbalance i Excel:


3. Du har nu klargjort Excel-arket til import til kassekladden. Når du har lavet alle posteringerne, og sikret dig at arket overholder de forskellige forhold, gemmer du filen som CSV-fil (semikolonsepareret).

4. Import af kassekladden: For at importer CSV-filen til kassekladden går du til:

Hvis der er fejl i din fil, vil programmet automatisk fortælle dig hvad fejlen er, og evt. hvilken række og kolonne det drejer sig om. 

Læs hvordan du importerer en åbningsbalance i Billy.

Import af åbningsbalance i Billy

Billy & Kontolink webinar marts 2023.pdf

Du kan se eller gense vores webinar, der omhandler samarbejdet mellem Kontolink og Billy. Her får du en gennemgang af Kontolink kan, og hvordan det fungerer i samspil med Billy.

Du kan downloade vores præsentation fra webinaret her

#VIDEO https://www.youtube.com/embed/K7vRB2h5cGo

Se eller gense vores webinar, der omhandler samarbejdet mellem Kontolink og Billy.

Webinar: Automatisér dit regnskab

Du kan se eller gense vores webinar, der omhandler interne licenser i Billy. Her får du et hurtigt overblik over, hvordan du sætter dem op og hvilke fordele, der er ved dem. 

Webinar, 14.02.23.pdf


Download præsentationen fra webinaret her


#VIDEO https://www.youtube.com/embed/PVtnpu9lO0E

Se eller gense vores webinar, der omhandler interne licenser i Billy.

Webinar: Få styr på dine interne licenser

I denne artikel vil jeg fokusere på, hvordan du sikrer dig, at dine kunder er sat korrekt op fra start. Så undgår du fejl med fx. fortløbende fakturaserie eller fejlangivet momsfrekvens. 

Om end det er en helt ny kunde eller en eksisterende kunde du er ved at flytte til Billy, så kan du med fordel læse vores artikel omkring import af primobalance i sammenhæng med denne.

Først og fremmest skal du logge på den virksomhed, du ønsker at sætte op.  Dernæst skal du gå til "Indstillinger", her vælger du "Regnskab" (se figur 1). Lad os først fokusere på venstre side af regnskabsindstillingerne. 


Billy har selv hentet data fra CVR og udfyldt virksomhedens regnskabsår samt første regnskabsår. Du har naturligvis mulighed for at rette dette. Hertil har systemet også selv antaget at momsfrekvensen er kvartalvis og at standardkontoen til bankgebyrer er 2320 - Gebyrer.

Det er også her du kan fortælle systemet at virksomheden er fritaget for moms.  Dette gøres lige under momsfrekvens (figur 2).

TIP få sat momsfrekvensen korrekt her, så overblikssiden, samt Billys momsmodul henter og viser data for korrekt periode. Har du importeret eller på anden vis modificeret standardkontoplanen, er det vigtigt du sikrer dig at kontoen til bankgebyrer fortsat er korrekt.

Herunder finder du bankafstemningsindstillinger, som bestemmer fra hvilken dato bankmodulet skal hente banklinjer fra. 
Det vil give dig en markant forbedret oplevelse at få indstillet denne, da systemet ellers vil hente banklinjer ind, og stille dem som uafstemte selvom du måske har afstemt i et andet system eller uden vores bankmodul.

I venstre side af regnskabsindstillinger skal du være særligt opmærksom på standardopsætningen for konto til betaling af regninger, såfremt du har modificeret eller importeret din egen kontoplan (se figur 3).

Lige under finder du kontoens unikke email. Denne mail kan være særlig praktisk at du og din kunde har gemt i jeres mail systems kartotek, idet alt materiale sendt til denne mail automatisk indlæses i Billy og tilføjes i bilagsindbakken.

Herunder har du mulighed for at oprette specifikke momskonti og rubrikker. Dette gøres i indstillinger for momsopgørelse. 

Skal du eller din kunde benytte Billys fakturamodul, så er det en god idé at sikre at fakturaindstillinger er sat efter hensigt. Start med at gå til "Faktura" (se figur 4). På denne side kan du ændre i standardindstillinger for de faktura der udstedes via mobil-appen eller web-appen. 

Du skal bl.a. tage stilling til: 
1. Standardkonto for indbetaling af faktura
2. Næste fakturanummer
3. Standard salgskonto
(se figur 5)

Står standardkontoen for indbetaling af faktura korrekt? I udgangspunktet henter Billy 5710 - Bank ind som betalingskonto, men betales der altid kontant eller via fx Mobilepay, har du måske opsat en konto til dette. Lige vel kan du have uploadet en ny kontoplan. I disse tilfælde er det vigtigt du får indstillet en ny standardkonto.


Har virksomheden tidligere udskrevet faktura er det vigtigt at få sat det næste fakturanummer korrekt. På den måde undgår du gentagende fakturanumre.  

Slutteligt skal du ligesom med standardkonto for indbetaling af faktura her sikre dig, at systemet er indstillet med den korrekte konto for salg såfremt du har modificeret kontoplanen.

Sådan sikrer du dig, at dine kunder er sat korrekt op fra starten.

Sådan sikrer du dig, at dine kunder er sat korrekt op fra starten, så du undgår fejl og dobbeltarbejde. Læs mere her.

Revisor

Sådan opretter du en virksomhed

Copilot: Automatisk opsamling af kvitteringer via e-mail

Copilot: Momstjek for revisorer og bogholdere

Bruger-roller på interne licenser

Sådan konfigurer du kontoplanen i Billy

Roller i dit administratormodul

Få mere ud af din personlige profil

Sådan administrerer du dine abonnementer/licenser

Import af åbningsbalance i Billy

Webinar: Automatisér dit regnskab

Webinar: Få styr på dine interne licenser

Opsætning af en ny kunde i Billy

Om os

Revisor

Samarbejde

Links