I denne artikel vil jeg fokusere på, hvordan du sikrer dig, at dine kunder er sat korrekt op fra start. Så undgår du fejl med fx. fortløbende fakturaserie eller fejlangivet momsfrekvens.
Om end det er en helt ny kunde eller en eksisterende kunde du er ved at flytte til Billy, så kan du med fordel læse vores artikel omkring import af primobalance i sammenhæng med denne.
Først og fremmest skal du logge på den virksomhed, du ønsker at sætte op. Dernæst skal du gå til "Indstillinger", her vælger du "Regnskab" (se figur 1). Lad os først fokusere på venstre side af regnskabsindstillingerne.
Figur 1
Billy har selv hentet data fra CVR og udfyldt virksomhedens regnskabsår samt første regnskabsår. Du har naturligvis mulighed for at rette dette. Hertil har systemet også selv antaget at momsfrekvensen er kvartalvis og at standardkontoen til bankgebyrer er 2320 - Gebyrer.
Det er også her du kan fortælle systemet at virksomheden er fritaget for moms. Dette gøres lige under momsfrekvens (figur 2).
Figur 2
TIP få sat momsfrekvensen korrekt her, så overblikssiden, samt Billys momsmodul henter og viser data for korrekt periode. Har du importeret eller på anden vis modificeret standardkontoplanen, er det vigtigt du sikrer dig at kontoen til bankgebyrer fortsat er korrekt.
Herunder finder du bankafstemningsindstillinger, som bestemmer fra hvilken dato bankmodulet skal hente banklinjer fra.
Det vil give dig en markant forbedret oplevelse at få indstillet denne, da systemet ellers vil hente banklinjer ind, og stille dem som uafstemte selvom du måske har afstemt i et andet system eller uden vores bankmodul.
I venstre side af regnskabsindstillinger skal du være særligt opmærksom på standardopsætningen for konto til betaling af regninger, såfremt du har modificeret eller importeret din egen kontoplan (se figur 3).
Figur 3
Lige under finder du kontoens unikke email. Denne mail kan være særlig praktisk at du og din kunde har gemt i jeres mail systems kartotek, idet alt materiale sendt til denne mail automatisk indlæses i Billy og tilføjes i bilagsindbakken.
Herunder har du mulighed for at oprette specifikke momskonti og rubrikker. Dette gøres i indstillinger for momsopgørelse.
Skal du eller din kunde benytte Billys fakturamodul, så er det en god idé at sikre at fakturaindstillinger er sat efter hensigt. Start med at gå til "Faktura" (se figur 4). På denne side kan du ændre i standardindstillinger for de faktura der udstedes via mobil-appen eller web-appen.
Figur 4
Du skal bl.a. tage stilling til:
1. Standardkonto for indbetaling af faktura
2. Næste fakturanummer
3. Standard salgskonto
(se figur 5)
Står standardkontoen for indbetaling af faktura korrekt? I udgangspunktet henter Billy 5710 - Bank ind som betalingskonto, men betales der altid kontant eller via fx Mobilepay, har du måske opsat en konto til dette. Lige vel kan du have uploadet en ny kontoplan. I disse tilfælde er det vigtigt du får indstillet en ny standardkonto.
Har virksomheden tidligere udskrevet faktura er det vigtigt at få sat det næste fakturanummer korrekt. På den måde undgår du gentagende fakturanumre.
Slutteligt skal du ligesom med standardkonto for indbetaling af faktura her sikre dig, at systemet er indstillet med den korrekte konto for salg såfremt du har modificeret kontoplanen.
